Blijf effectief communiceren tijdens een live-evenement

Als je een evenement organiseert, moet je ervoor zorgen dat iedereen elkaar alijd kan bereiken zonder problemen, voor een succesvolle samenwerking. Iedere minuut is belangrijk. Maar hoe zorg je ervoor dat dit professioneel geregeld is? Wij geven je een aantal tips!

Voorbereiding

Zorg ervoor dat de betrokkenen al weken van tevoren weten wat er gaat gebeuren. Als er iets misgaat, moet iedereen weten wie ze waarvoor moeten spreken. Als je iemand moet spreken van een specifieke afdeling, moet je weten wie deze persoon is en waar deze persoon staat. Zorg er in ieder geval voor dat je een draaiboek maakt met alle gegevens van het evenement. Je moet op de dag zelf met checklists werken, zodat je zeker weet dat alles en iedereen aanwezig is op die dag. Als je zeker weet dat iedereen weet wat zijn taak is, heb je pas een geslaagde voorbereiding. Kijk dus naar de mogelijkheden om alles zo goed mogelijk te documenteren in een draaiboek.

Een andere optie is om te kijken naar speciale software voor artiesten en evenementen, hiermee zorg je dat alles online in de cloud en via een mobile app te bereiken is.

Communicatie op locatie

Zodra je zeker weet dat iedereen weet wat er moet gebeuren, zorg je ervoor dat iedereen met elkaar kan communiceren op verschillende manieren. Twee essentiële middelen zijn Whatsappgroepen verdeeld over groepen indien nodig en communicatie via bijvoorbeeld een portofoon. Het lijkt misschien ouderwets om een portofoon te gebruiken, maar het is nog steeds een van de belangrijkste tools voor de medewerkers tijdens een event. Kies voor een model met meerdere kanalen, omdat je dan verschillende groepen personeel op verschillende kanalen kan laten communiceren.

Veiligheid

Zorg er ook voor dat het personeel veilig te werk kan gaan. Een veiligheidsplan hoort duidelijk aangegeven te zijn in je draaiboek. Neem ook aan dat niet iedereen van het personeel het hele plan gaat doorlezen, dus stel van tevoren huisregels op en neem deze door met de betrokkenen. Als het evenement harde muziek heeft, zorg er dan ook zeker voor dat de medewerkers gehoorbescherming hebben, zonde om de muziek niet te horen als medewerker? Dan heb je ook gehoorbescherming met radio ;). De gehoorbescherming spreekt voor zich, de radio zorgt voor minder afleiding.